SAP Business One es una herramienta muy completa que permite, entre muchas otras cosas, la gestión de las compras e importaciones. Por un lado, permite administrar todo tipo de trámite con proveedores y contar con el análisis del mercado, ventas y clientes, para planear inteligentemente las compras de materiales. Por otro lado, brinda herramientas necesarias para llevar un proceso de importaciones de forma satisfactoria, en donde se puedan registrar todas las etapas, relacionarlas con la contabilidad y crear información confiable a la cual se pueda acceder en tiempo real.
Hablemos primero del proceso de compras
Con este módulo de SAP Business One puedes mejorar tus ganancias mediante una política de compras adecuada y estructurada que evite los gastos innecesarios o fuera de tiempo.
Algunos de los beneficios que puedes obtener se traducen en lo siguiente:
- Procesos automáticos de compras: Con esta herramienta podrás realizar la integración de toda la actividad de tu empresa desde pedidos hasta los pagos de facturas. Este módulo de SAP Business One incluye funciones como:
- Realización de órdenes de compra.
- Facturación para cuentas por pagar.
- Notas de crédito.
- Costos en muelle.
- Generación de pedidos en múltiples divisas y categorías de artículos.
- Devoluciones: SAP Business One realiza, automáticamente, los ajustes necesarios en la factura y en el saldo acreedor para reflejar el movimiento en la contabilidad.
- Identificar mejores precios y proveedores: Tendrás un historial de compras con información de artículos, proveedores, precios, fechas y otros elementos que nos sirven para comparar, rápidamente, cada uno de los proveedores y los precios que manejan para lograr una relación más rentable y duradera con cada uno de ellos.
- Integración de la información: Podrás obtener información estratégica para aprovecharlas gracias al análisis gráfico del módulo, esto se logra mediante el almacenamiento de la información de valor en los registros de datos maestros y enlazando todos los documentos creados durante el proceso de compra.
- Integración de la contabilidad y los inventarios: Al momento de llevar a cabo una compra podrás visualizar el proceso completo y actualizado de forma automática con el almacén. Al hacerlo se genera la factura por pagar, se especifican las condiciones de pago. Con este procedimiento puedes tener al corriente el inventario y conocer los movimientos financieros asociados a cada movimiento.
- Gestión y planificación de compras: Ayuda a generar requisiciones, cotizaciones u órdenes de compra tomando como base órdenes de venta o cotizaciones. Los pedidos deben darse en el momento justo y en la cantidad correcta para evitar compras innecesarias y procesos de inventarios costosos.
- Generación de informes: Para una buena gestión de las compras es necesaria la visión completa de los procesos, de las áreas de oportunidad y de la información clave para tomar decisiones acertadas en el menor tiempo. Con SAP Business One puedes crear informes basados en ventas, pedidos, compras y cuentas por pagar, etc.
Ahora, veamos un poco de importaciones
Estos son algunos de los beneficios que SAP Business One ofrece a las empresas importadoras:
- Registro de los gastos de importación separados por concepto.
- Registrar los gastos de importación ligando la entrada de mercancía y haciendo más sencilla la rastreabilidad.
- Registrar los gastos de importación de forma consolidada para más de una entrada de mercancía e incluso para entradas de mercancía de distintos proveedores extranjeros.
- Prorratear el valor de los gastos de importación distribuyéndolos por diferentes formas como: monto, cantidad, peso y volumen.
- En caso de ser necesario, cancelar algún gasto de importación que haya sido mal aplicado y después registrar el valor correcto.
- Separar las cuentas contables por cada concepto de servicio de importación. Ejemplo: una cuenta por el concepto de flete, otra cuenta por el concepto del agente aduanal, una cuenta por los impuestos aduaneros, etc.
- Asiento contable automático después de determinar los montos de los conceptos de importación y la forma de prorratearlos.
- Si el producto ya no existe en inventario, porque fue vendido o consumido de alguna forma, el sistema te da la opción de poder mandar el valor del gasto de importación, directamente, a cuentas de costo.
Sin un sistema que apoye estos procesos, los cálculos se deben hacer de forma manual y ello puede que sea en detrimento de la empresa, que por algún error puede sufrir pérdidas. Si estás interesado en conocer más, contáctanos. Estaremos gustosos de apoyarte.
