Existen situaciones difíciles y distintos problemas cuando se gestionan equipos virtuales. Ahora, más que nunca, muchas empresas se han tenido que enfrentar a estos por la coyuntura que atravesamos. Time Doctor nos menciona algunas estrategias que utilizan ellos, nosotros queremos comentarles sobre algunas de estas y algunas otras más que estamos implementando.
Es muy fácil olvidarse de los compañeros de equipo y vivir en tu propio mundo. Esto genera que la comunicación se corte y la colaboración se pierda. Debemos crear oportunidades para que podamos estar en sincronía, a través de distintos medios, ya sea Google Meet, Zoom o alguna otra plataforma.
Igualmente, es bueno tener grupos o salas de chat abiertas para los equipos virtuales. Nosotros nos manejamos con Whatsapp y tenemos grupos por cada equipo de trabajo. Pero, existen otras, como Slack, que también son muy potentes y bastante útiles.
Existen distintas necesidades dentro de los grupos de trabajo y por ello, tenemos que buscar la mejor forma de comunicarnos.
Google Drive y Dropbox se han convertido en nuestros mejores aliados. Pero, muchas de las herramientas de gestión de proyecto que existen, hoy en día, también cuentan con sus propias funciones de colaboración y compartir archivos, convirtiéndose en otra alternativa para la colaboración en documentos.
Es mucho más sencillo trabajar de forma remota cuando puedes ver, en tiempo real, lo que tus compañeros están realizando por su lado.
Los sistemas de gestión de proyectos son útiles a la hora de gestionar equipos virtuales porque nos ayudan a organizar documentos y conversaciones dentro de proyectos, lo que facilita su búsqueda en el futuro. También nos ayudan con la organización y el almacenamiento de archivos compartidos. Trello, Monday, Asana, son algunos ejemplos de sistemas de gestión que pueden ayudarte a manejar esto.
Nosotros somos una empresa que implementa el ERP SAP Business One, sabemos de la importancia de este punto y nos ha quedado aún más claro, en estos meses, que sería mucho más difícil el manejo de las áreas, si no tuviésemos a este aliado tan potente.
Sabemos que una vez en casa, nuestros esquemas pueden variar un poco. Algo de flexibilidad no es mala, es un beneficio bastante bueno. Sin embargo, hay que cuidar que los horarios se mantengan de alguna forma, para que no se afecte el tiempo de colaboración en el equipo y existan tiempos en los que estén todos conectados.
Igual de importante es respetar los indicadores y hacer el seguimiento respectivo en horarios pactados, esto para controlar la productividad y el orden, que cuando se trabaja a distancia, es muy importante.
Cuando se trabaja de manera virtual, debemos esforzarnos más por, realmente, ser un equipo y no olvidar que somos personas que tienen un objetivo común y que nos necesitamos para lograr el éxito.
Lo que sea que se pueda hacer para que las personas sientan que no solo trabajan por su cuenta, sino que son importantes y parte de un equipo que vale la pena, es recomendable, válido y necesario.
