El control del inventario y su seguimiento, es de suma importancia para cualquier empresa. Sobre todo para aquellos negocios que trabajan con recursos limitados. La posibilidad de perder capacidad de ventas y no poder cubrir la demanda, puede resultar muy caro.
Contar con un sistema que apoye y automatice el control del inventario es necesario para evitar costos innecesarios por mermas, robos, baja rotación y cualquier otro tipo de situación que pueda afectar la rentabilidad del negocio.
En este artículo queremos contarte cómo SAP Business One puede ayudar a las empresas a llevar una mejor gestión de su inventario. La idea es que si tu empresa cuenta con problemas en su almacén, sepas que existe una herramienta que los puede identificar y ayudar a resolver.
Hacer un inventario es, básicamente, comprobar que los números en los libros contables coinciden con la realidad. El fin último es conocer, con exactitud, el stock real del negocio, para saber cuándo adquirir nuevos suministros, organizar la compra de estos y surtir a la demanda que ya se tiene, sin problemas.
Lo que se busca es establecer un listado ordenado y detallado de las mercancías que almacena una empresa. Hacer un inventario físico consiste en contrastar las existencias, sus cantidades y características con lo que figura en el registro o sistema informático de la empresa, en un momento dado.
Los principales objetivos de realizar un inventario son detectar productos deteriorados o caducados, stock obsoleto, desviaciones debidas a errores humanos y del sistema y productos que desaparecen.
Por lo general, las PYMES se apoyan en hojas de cálculo para registrar sus movimientos, pero está demostrado que esta es una herramienta altamente vulnerable, debido a errores de digitación y captura de datos.
Aquí es en donde la automatización es clave. Un inventario libre de errores comunes y perfectamente integrado con el resto del negocio (contabilidad, compras, ventas y dirección general) es importante porque permite tomar decisiones mucho más acertadas y estratégicas. Aquí sí puedes tomar en cuenta el stock real que posee la empresa, anticiparte a tendencias de venta y hacer compras mucho más inteligentes.
Es normal que las pequeñas y medianas empresas cuenten con diversos almacenes. Un error muy común es que se gestionan de forma independiente. Es por ello que resulta difícil conocer, con exactitud, el estado actual de los productos, las existencias reales o el historial de movimientos.
Con SAP Business One es posible administrar todos los almacenes desde una sola base de datos, en tiempo real. La gestión de proveedores es más sencilla y es posible brindar un servicio de mayor calidad a los clientes, en donde se les informe con exactitud sobre los productos que les interesan.
Control del inventario y contabilidad
Es posible integrar ambas áreas. El sistema identifica, automáticamente, los movimientos realizados en los almacenes, los cambios en precios, los descuentos aplicados, entre otros. Esta integración entre el almacén y los datos contables hace posible que todas las actividades y transacciones de mercancía sean mucho más sencillas. Asimismo, permite tener el control total de los ingresos del negocio.
El módulo de gestión de inventarios de SAP Business One permite crear una cantidad ilimitada de precios, realizar asignaciones previas de precios a determinados clientes, configurar descuentos por volumen o frecuencia de compra, facturar en diversas monedas, vincular listas de precios por cliente o proveedor, definir fechas de validez para cada precio u ofrecer descuentos por pronto pago o por pago en efectivo.
Cuando se gestiona un inventario de forma manual, es muy complicado manejar aspectos como números de serie y de lotes, lo que implica un aumento significativo de las mermas y una mala rotación.
Con SAP Business One se hace posible manejar números de serie y de lotes, de tal forma que puedan llevar un seguimiento puntual de todos los artículos durante el ciclo del inventario. Además, este sistema también cuenta con una opción que permite integrar códigos de barras para realizar transferencias entre distintos almacenes.
Cuando se automatiza el control del inventario, se tiene acceso, en tiempo real, a informes preestablecidos y detallados sobre las diversas transacciones. Estos son de gran utilidad para tomar decisiones acertadas que mejoren la rentabilidad del negocio.
SAP Business One es ideal para empresas en crecimiento, porque no solo permite controlar el inventario, sino también otras áreas como finanzas, producción, compras, ventas, entre otras. Podrás administrar tu negocio de una forma integral y eficiente.
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